Готовы перейти на электронные трудовые книжки? Инструкция для работодателей

Готовы перейти на электронные трудовые книжки? Инструкция для работодателей

Готовы перейти на электронные трудовые книжки? Инструкция для работодателей

Если не готовы, то пора бы подготовиться, это дело уже неизбежное. Уже с 2020 года начнут формироваться электронные трудовые, а у тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, уже не будет выбора – бумажной трудовой у них не будет. В 2020 году бумажные трудовые заводить и вести пока еще нужно.

У тех, кто уже работает, выбор есть. Кто хочет оставить бумажный вариант – оставит, но в электронном виде сведения формироваться все равно будут.
Если вы работодатель, вот что вам нужно сделать:

1. Сообщить своим работникам о грядущих изменениях в письменном виде. Для этого нужно каждому работнику вручить или отправить уведомление о том, что теперь ПФР будет формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и что работник может выбрать – продолжать вести трудовую в бумажном виде или нет, а для этого ему нужно написать заявление о своем решении до 31 декабря 2020 года.
Срок – до 1 июля 2020 года

Не забудьте о декретницах и удаленщиках. Уведомить нужно всех, с кем заключен трудовой договор. Сохраните себе второй экземпляр с подписью работника о вручении, чтобы иметь доказательства.

2. До конца 2021 года собрать с работников заявления об их решении. Для удобства лучше самим разработать 2 бланка заявления: с отказом от бумажной трудовой и с просьбой продолжать вести ее. Работник заполнит тот, который ему нужен. Если работник не заполнит никакого заявления, на него нужно продолжать вести бумажную трудовую.

3. Всем, кто от бумажной трудовой отказался, в 2021 году нужно выдать ее на руки. С этих пор вы за ее хранение не отвечаете и записи вносить не должны. Те, кто не отказался сразу, могут это сделать в любой момент и после 2020 года.

4. Проверить все бумажные трудовые на предмет ошибок и недостающих записей: все ли личные сведения заполнены, правильно ли указаны должности, все ли переводы отражены. Если есть недочеты исправить, но по правилам заполнения трудовых, с указанием документа, на основании которого вносятся исправления. В сведениях о работе зачеркивания не допускаются. Нужно пометка что запись недействительна, а затем новая запись.

5. Сдавать новый отчет СЗВ-ТД начиная с февраля 2020 года. Внимание! Если за месяц вы никого не переводили, не принимали, не увольняли и не получали от работников заявление о его выборе варианта ведения трудовой, отчет сдавать не нужно. В 2020 году его сдают только по итогам месяца, в котором либо произошло какое-то кадровое изменение, либо работник написал заявление о выборе. Вот тогда до 15 числа следующего месяца нужно по таким работникам подать форму СЗВ-ТД. Причем в первом отчете нужно будет указать сведения о выборе (если он был) и сведения о последней записи в трудовой. Если сотрудников 25 и более, этот отчет можно сдать только в электронном виде.
В 2021 году сведения о переводах нужно будет сдавать до 15 числа следующего месяца, а о приеме и увольнении – уже на следующий день.

6. Во внутренних документах разделы, где говорится о трудовых книжках, привести в соответствие с новыми правилами. В частности, поправить разделы про прием и увольнение.

Лучше начать все делать сейчас, чтобы потом не бегать в последний момент.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *